Eiendomsstrategi Møre og Romsdal fylkeskommune
Eiendomsstrategien til Møre og Romsdal fylkeskommune er valgt ut som forbildeprosjekt for porteføljestyring av bygningsmasse. Både prosessen med å utarbeide eiendomsstrategien, med nødvendig omorganisering, og prinsippene for porteføljestyring som defineres i eiendomsstrategien med tilhørende planverk følger OSCAR-prinsippene:
- Utforme «Gode bygg for et bedre samfunn»
Dette er det grunnleggende prinsipp med utgangspunkt i Stm 28 (2011-2012). For å oppnå dette må vi oppnå fornøyde brukere som igjen gir fornøyde eiere. Dette vil bidra til et bedre samfunn.
- Byggene skal være gode over tid
Dette innebærer at de må tilfredsstille vekslende krav fra bruker og eier over tid. Begrep som tilpasningsdyktighet, livsløpsplanlegging og –økonomi skal ha sentral plass i gjennomføringsporsessen.
- Prosjekttilpasset kompetansekollegium i tidligfase
Riktig sammensatt kompetanse skal hurtig kunne bring idé om et prosjekt frem til visualisert beslutningsunderlag basert på eiers strategi for prosjektet.
- Sikker overføring av forutsetninger for verdiskaping fra tidligfase til bruksfase
«OSCAR-broen» mellom tidligfase og bruk skal, gjennom klar informasjonsflyt, beslutningsporter og kvalitetssikring, ivareta interessentperspektiv i alle falser. Dette omfatter eier-, bruker-, utøver-, FM- og myndighetsperspektivet.
- Aktivisere erfaring fra bruk
Når bygget tas i bruk skal det foreligge «bruksportaler» for dokumentasjon tilpasset de ulike interessentperspektiver.
Bakgrunn
Møre og Romsdal fylkeskommune har en eiendomsportefølje på om lag 215.000 m2 fordelt på 162 bygninger. Porteføljen er forsikret for om lag 4,7 milliarder kroner. I hovedsak er dette bygningsmasse knyttet til videregående skole. I tillegg leier fylkeskommunen areal knyttet til tjenesteproduksjon innenfor kultur, utdanning, tannhelse og samferdselssektoren.
Fylkeskommunen har ikke tidligere hatt en overordnet eiendomsstrategi for hvordan den fylkeskommunale eiendomsmassen skal forvaltes. Det var påvist et betydelig vedlikeholdsetterslep på mellom 800-1.200 millioner kroner. På denne bakgrunn initierte fylkesrådmannen arbeidet med å lage en samlet strategi for forvaltning av eiendomsmassen – heretter omtalt som eiendomsstrategien.
Forankring og prosess
Formell forankring – fylkesting og oppdrag fra fylkesrådmann
Det ble vedtatt av fylkestinget at kriterier for gode eiendomsforvaltning følger av NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle. For å nå målene ble det definert et behov for en samlet eiendomsstrategi og en organisering med tydelig ansvar og roller for å kunne gjennomføre strategien. Multiconsult ble engasjert for å bistå Byggje- og eiendomsavdelinga (ByVe) som på vegne av fylkesrådmannen fikk oppdraget med å utarbeide eiendomsstrategi og foreslå hensiktsmessig organisering.
Den formelle forankringen ivaretar OSCAR-prinsipp 1 og 2.
Forankring av eiendomsstrategien og organisasjonsmodell blant medarbeidere
I prosessen med å utvikle eiendomsstrategien og organisasjonsmodeller for å kunne implementere strategien på best mulig måte ble det lagt stor vekt på å involvere alle berørte medarbeidergrupper, spesielt dem som representerer brukerne på strategisk, taktisk og operativt nivå. Hensikten med den omfattende medvirkningsprosessen var både å gi informasjon, men ikke minst få informasjon fra brukerne om hva som fungerer, hva som ikke fungerer og hvilke tiltak som må til for å optimere den helhetlige eiendomsforvaltningen i Møre og Romsdal fylkeskommune. Uten en slik prosess ble det ansett at risikoen for å finne løsninger som ikke tar lokale hensyn, ikke utnytter både den formelle og tause kunnskapen i organisasjonen, samt risiko for større motstand mot implementeringen av eiendomsstrategien og ikke minst tilhørende organisasjonsmodell ville øke betraktelig.
I første store workshop ble det invitert rundt 100 medarbeidere som representerte ByVe (ansvarlig for større vedlikehold, utskifting/ utvikling og prosjekter samt rådgivning overfor rektor/ driftspersonell/ renholdsleder på skolene og tannhelsetjenesten/ samferdsel), rektorer ved alle vgs, fagleder drift og fagleder renhold ved alle vgs, tillitsvalgte, hovedverneombud, tannhelsetjenesten og utdanningsavdelingen sentralt. På denne workshopen definerte deltakerne mål for eiendomsstrategien og ga innspill til risiko og muligheter. Målene og risiko/ mulighetsstudien ble styrende for utarbeidelsen av eiendomsstrategien og tilhørende organisasjonsmodell.
Samme deltakere ble invitert til en workshop 2 for å kvalitetssikre/ informeres om resultatene fra workshop 1, samt gi innspill til fremtidig organisasjonsmodell. Innspillene til organisasjonsmodell ble videreutviklet og blant annet underbygget med kartlegging av kostnadsfordeling mellom hhv. vgs og ByVe, samt holdt opp mot modellen for tildeling av midler til helhetlig eiendomsforvaltning fra rådmannen til ByVe og fra Utdanningsavdelingen til de enkelte skolene for å undersøke i hvilken grad dagens organisering understøtte finansiering av verdibevarende vedlikehold over tid.
Videre prosess for å forankre eiendomsstrategien og foreslåtte organisasjonsmodeller inkluderte separate møter med de ulike brukergruppene ByVe/ fagleder drift/ fagleder renhold (FM-tjenester på strategisk, taktisk og operativt nivå), rektorer (kjernevirksomhet og daglige brukere av byggene) og rådmannsgruppen (kjernevirksomhet på strategisk nivå). Det ble også rapportert i Hovedsamarbeidsutvalget der tillitsvalgte for de ulike organisasjonene er representert sammen med hovedvernombudet.
Det operative arbeidet med utforming av eiendomsstrategien og organisasjonsmodellen ble utarbeidet av en prosjektgruppe der leder for ByVe, renholdsrådgiver/ -forvalter fra ByVe, fagleder drift fra en vgs, rektor fra en vgs, hovedvernombud og tillitsvalgt var representert. Multiconsult hadde det eiendomsfaglige ansvaret, ansvaret for administreringen av arbeidet, samt føre de skriftlige leveransene i pennen.
Forankringsprosessen ivaretar OSCAR-prinsipp 1 og 2, men spesielt OSCAR-prinsipp 4 og 5.
Leveranser
For å lykkes med å implementere en eiendomsstrategi er det nødvendig å kompletter med et helhetlig planverk på taktisk og operativt nivå. Første leveranse var følgelig en struktur for planverket som følger:
I prosjektet med å utarbeide eiendomsstrategi ble eiendomsstrategien og helhetlige utviklingsplan levert. Eiendomsstrategien inkluderte anbefalt organisasjonsmodell.
Utviklingsplan for enkeltskoler/ enkeltbygg utarbeides i tråd med føringene i eiendomsstrategien og overordnet utviklingsplan. Bygningsporteføljen er delt inn i bygg med god tilstand som det skal drives verdibevarende vedlikehold for, eiendommer som skal anvendes videre i kjernevirksomheten, men som har behov for større utskiftings-/ utviklings-/ rehabiliterings-/ nybyggprosjekter (A-bygg) og bygg som skal selges eller «slites ut» før det rives (C-bygg). For eiendommer med A-bygg og/ eller C-bygg lages det utviklingsplaner. Se også forbildeprosjekt Utviklingsplan Tingvoll videregående skole for videre utdyping.
Vedlikeholdsplanene rulleres årlig og baseres på tilstandskartlegginger i multiMap. Driftsplanene baseres på faste oppgaver, som daglig/ månedlige/ årlige sjekker/ servicer, og løpende drifts- og serviceoppgaver som enten er planlagte eller oppstår akutt. Både faste og løpende drifts- og serviceoppgaver legges inn i FDV-systemet Facilit for å styre den operative driften.
For å sikre god økonomistyring og sammenlignbare nøkkeltall, både mellom skoler og over tid for samme skole, er det utarbeidet økonomirutine for bygg- og eiendomsavdelingen som viser hvordan FDVU-kostnader skal føres for å være iht. både kravene i KOSTRA og NS 3454 Livssykluskostnader i bygg.
Oversikt over styrende dokumenter helhetlig eiendomsforvaltning i Møre og Romsdal fylkeskommune
Bakgrunn
Møre og Romsdal fylkeskommune har en eiendomsportefølje på om lag 215.000 m2 fordelt på 162 bygninger. Porteføljen er forsikret for om lag 4,7 milliarder kroner. I hovedsak er dette bygningsmasse knyttet til videregående skole. I tillegg leier fylkeskommunen areal knyttet til tjenesteproduksjon innenfor kultur, utdanning, tannhelse og samferdselssektoren.
Fylkeskommunen har ikke tidligere hatt en overordnet eiendomsstrategi for hvordan den fylkeskommunale eiendomsmassen skal forvaltes. Det var påvist et betydelig vedlikeholdsetterslep på mellom 800-1.200 millioner kroner. På denne bakgrunn initierte fylkesrådmannen arbeidet med å lage en samlet strategi for forvaltning av eiendomsmassen – heretter omtalt som eiendomsstrategien.
Forankring og prosess
Formell forankring – fylkesting og oppdrag fra fylkesrådmann
Det ble vedtatt av fylkestinget at kriterier for gode eiendomsforvaltning følger av NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle. For å nå målene ble det definert et behov for en samlet eiendomsstrategi og en organisering med tydelig ansvar og roller for å kunne gjennomføre strategien. Multiconsult ble engasjert for å bistå Byggje- og eiendomsavdelinga (ByVe) som på vegne av fylkesrådmannen fikk oppdraget med å utarbeide eiendomsstrategi og foreslå hensiktsmessig organisering.
Den formelle forankringen ivaretar OSCAR-prinsipp 1 og 2.
Forankring av eiendomsstrategien og organisasjonsmodell blant medarbeidere
I prosessen med å utvikle eiendomsstrategien og organisasjonsmodeller for å kunne implementere strategien på best mulig måte ble det lagt stor vekt på å involvere alle berørte medarbeidergrupper, spesielt dem som representerer brukerne på strategisk, taktisk og operativt nivå. Hensikten med den omfattende medvirkningsprosessen var både å gi informasjon, men ikke minst få informasjon fra brukerne om hva som fungerer, hva som ikke fungerer og hvilke tiltak som må til for å optimere den helhetlige eiendomsforvaltningen i Møre og Romsdal fylkeskommune. Uten en slik prosess ble det ansett at risikoen for å finne løsninger som ikke tar lokale hensyn, ikke utnytter både den formelle og tause kunnskapen i organisasjonen, samt risiko for større motstand mot implementeringen av eiendomsstrategien og ikke minst tilhørende organisasjonsmodell ville øke betraktelig.
I første store workshop ble det invitert rundt 100 medarbeidere som representerte ByVe (ansvarlig for større vedlikehold, utskifting/ utvikling og prosjekter samt rådgivning overfor rektor/ driftspersonell/ renholdsleder på skolene og tannhelsetjenesten/ samferdsel), rektorer ved alle vgs, fagleder drift og fagleder renhold ved alle vgs, tillitsvalgte, hovedverneombud, tannhelsetjenesten og utdanningsavdelingen sentralt. På denne workshopen definerte deltakerne mål for eiendomsstrategien og ga innspill til risiko og muligheter. Målene og risiko/ mulighetsstudien ble styrende for utarbeidelsen av eiendomsstrategien og tilhørende organisasjonsmodell.
Samme deltakere ble invitert til en workshop 2 for å kvalitetssikre/ informeres om resultatene fra workshop 1, samt gi innspill til fremtidig organisasjonsmodell. Innspillene til organisasjonsmodell ble videreutviklet og blant annet underbygget med kartlegging av kostnadsfordeling mellom hhv. vgs og ByVe, samt holdt opp mot modellen for tildeling av midler til helhetlig eiendomsforvaltning fra rådmannen til ByVe og fra Utdanningsavdelingen til de enkelte skolene for å undersøke i hvilken grad dagens organisering understøtte finansiering av verdibevarende vedlikehold over tid.
Videre prosess for å forankre eiendomsstrategien og foreslåtte organisasjonsmodeller inkluderte separate møter med de ulike brukergruppene ByVe/ fagleder drift/ fagleder renhold (FM-tjenester på strategisk, taktisk og operativt nivå), rektorer (kjernevirksomhet og daglige brukere av byggene) og rådmannsgruppen (kjernevirksomhet på strategisk nivå). Det ble også rapportert i Hovedsamarbeidsutvalget der tillitsvalgte for de ulike organisasjonene er representert sammen med hovedvernombudet.
Det operative arbeidet med utforming av eiendomsstrategien og organisasjonsmodellen ble utarbeidet av en prosjektgruppe der leder for ByVe, renholdsrådgiver/ -forvalter fra ByVe, fagleder drift fra en vgs, rektor fra en vgs, hovedvernombud og tillitsvalgt var representert. Multiconsult hadde det eiendomsfaglige ansvaret, ansvaret for administreringen av arbeidet, samt føre de skriftlige leveransene i pennen.
Forankringsprosessen ivaretar OSCAR-prinsipp 1 og 2, men spesielt OSCAR-prinsipp 4 og 5.
Leveranser
For å lykkes med å implementere en eiendomsstrategi er det nødvendig å kompletter med et helhetlig planverk på taktisk og operativt nivå. Første leveranse var følgelig en struktur for planverket som følger:
I prosjektet med å utarbeide eiendomsstrategi ble eiendomsstrategien og helhetlige utviklingsplan levert. Eiendomsstrategien inkluderte anbefalt organisasjonsmodell.
Utviklingsplan for enkeltskoler/ enkeltbygg utarbeides i tråd med føringene i eiendomsstrategien og overordnet utviklingsplan. Bygningsporteføljen er delt inn i bygg med god tilstand som det skal drives verdibevarende vedlikehold for, eiendommer som skal anvendes videre i kjernevirksomheten, men som har behov for større utskiftings-/ utviklings-/ rehabiliterings-/ nybyggprosjekter (A-bygg) og bygg som skal selges eller «slites ut» før det rives (C-bygg). For eiendommer med A-bygg og/ eller C-bygg lages det utviklingsplaner. Se også forbildeprosjekt Utviklingsplan Tingvoll videregående skole for videre utdyping.
Vedlikeholdsplanene rulleres årlig og baseres på tilstandskartlegginger i multiMap. Driftsplanene baseres på faste oppgaver, som daglig/ månedlige/ årlige sjekker/ servicer, og løpende drifts- og serviceoppgaver som enten er planlagte eller oppstår akutt. Både faste og løpende drifts- og serviceoppgaver legges inn i FDV-systemet Facilit for å styre den operative driften.
For å sikre god økonomistyring og sammenlignbare nøkkeltall, både mellom skoler og over tid for samme skole, er det utarbeidet økonomirutine for bygg- og eiendomsavdelingen som viser hvordan FDVU-kostnader skal føres for å være iht. både kravene i KOSTRA og NS 3454 Livssykluskostnader i bygg.
Oversikt over styrende dokumenter helhetlig eiendomsforvaltning i Møre og Romsdal fylkeskommune
Formell forankring – fylkesting og oppdrag fra fylkesrådmann
Det ble vedtatt av fylkestinget at kriterier for gode eiendomsforvaltning følger av NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle. For å nå målene ble det definert et behov for en samlet eiendomsstrategi og en organisering med tydelig ansvar og roller for å kunne gjennomføre strategien. Multiconsult ble engasjert for å bistå Byggje- og eiendomsavdelinga (ByVe) som på vegne av fylkesrådmannen fikk oppdraget med å utarbeide eiendomsstrategi og foreslå hensiktsmessig organisering.
Den formelle forankringen ivaretar OSCAR-prinsipp 1 og 2.
Forankring av eiendomsstrategien og organisasjonsmodell blant medarbeidere
I prosessen med å utvikle eiendomsstrategien og organisasjonsmodeller for å kunne implementere strategien på best mulig måte ble det lagt stor vekt på å involvere alle berørte medarbeidergrupper, spesielt dem som representerer brukerne på strategisk, taktisk og operativt nivå. Hensikten med den omfattende medvirkningsprosessen var både å gi informasjon, men ikke minst få informasjon fra brukerne om hva som fungerer, hva som ikke fungerer og hvilke tiltak som må til for å optimere den helhetlige eiendomsforvaltningen i Møre og Romsdal fylkeskommune. Uten en slik prosess ble det ansett at risikoen for å finne løsninger som ikke tar lokale hensyn, ikke utnytter både den formelle og tause kunnskapen i organisasjonen, samt risiko for større motstand mot implementeringen av eiendomsstrategien og ikke minst tilhørende organisasjonsmodell ville øke betraktelig.
I første store workshop ble det invitert rundt 100 medarbeidere som representerte ByVe (ansvarlig for større vedlikehold, utskifting/ utvikling og prosjekter samt rådgivning overfor rektor/ driftspersonell/ renholdsleder på skolene og tannhelsetjenesten/ samferdsel), rektorer ved alle vgs, fagleder drift og fagleder renhold ved alle vgs, tillitsvalgte, hovedverneombud, tannhelsetjenesten og utdanningsavdelingen sentralt. På denne workshopen definerte deltakerne mål for eiendomsstrategien og ga innspill til risiko og muligheter. Målene og risiko/ mulighetsstudien ble styrende for utarbeidelsen av eiendomsstrategien og tilhørende organisasjonsmodell.
Samme deltakere ble invitert til en workshop 2 for å kvalitetssikre/ informeres om resultatene fra workshop 1, samt gi innspill til fremtidig organisasjonsmodell. Innspillene til organisasjonsmodell ble videreutviklet og blant annet underbygget med kartlegging av kostnadsfordeling mellom hhv. vgs og ByVe, samt holdt opp mot modellen for tildeling av midler til helhetlig eiendomsforvaltning fra rådmannen til ByVe og fra Utdanningsavdelingen til de enkelte skolene for å undersøke i hvilken grad dagens organisering understøtte finansiering av verdibevarende vedlikehold over tid.
Videre prosess for å forankre eiendomsstrategien og foreslåtte organisasjonsmodeller inkluderte separate møter med de ulike brukergruppene ByVe/ fagleder drift/ fagleder renhold (FM-tjenester på strategisk, taktisk og operativt nivå), rektorer (kjernevirksomhet og daglige brukere av byggene) og rådmannsgruppen (kjernevirksomhet på strategisk nivå). Det ble også rapportert i Hovedsamarbeidsutvalget der tillitsvalgte for de ulike organisasjonene er representert sammen med hovedvernombudet.
Det operative arbeidet med utforming av eiendomsstrategien og organisasjonsmodellen ble utarbeidet av en prosjektgruppe der leder for ByVe, renholdsrådgiver/ -forvalter fra ByVe, fagleder drift fra en vgs, rektor fra en vgs, hovedvernombud og tillitsvalgt var representert. Multiconsult hadde det eiendomsfaglige ansvaret, ansvaret for administreringen av arbeidet, samt føre de skriftlige leveransene i pennen.
Forankringsprosessen ivaretar OSCAR-prinsipp 1 og 2, men spesielt OSCAR-prinsipp 4 og 5.
For å lykkes med å implementere en eiendomsstrategi er det nødvendig å kompletter med et helhetlig planverk på taktisk og operativt nivå. Første leveranse var følgelig en struktur for planverket som følger:
I prosjektet med å utarbeide eiendomsstrategi ble eiendomsstrategien og helhetlige utviklingsplan levert. Eiendomsstrategien inkluderte anbefalt organisasjonsmodell.
Utviklingsplan for enkeltskoler/ enkeltbygg utarbeides i tråd med føringene i eiendomsstrategien og overordnet utviklingsplan. Bygningsporteføljen er delt inn i bygg med god tilstand som det skal drives verdibevarende vedlikehold for, eiendommer som skal anvendes videre i kjernevirksomheten, men som har behov for større utskiftings-/ utviklings-/ rehabiliterings-/ nybyggprosjekter (A-bygg) og bygg som skal selges eller «slites ut» før det rives (C-bygg). For eiendommer med A-bygg og/ eller C-bygg lages det utviklingsplaner. Se også forbildeprosjekt Utviklingsplan Tingvoll videregående skole for videre utdyping.
Vedlikeholdsplanene rulleres årlig og baseres på tilstandskartlegginger i multiMap. Driftsplanene baseres på faste oppgaver, som daglig/ månedlige/ årlige sjekker/ servicer, og løpende drifts- og serviceoppgaver som enten er planlagte eller oppstår akutt. Både faste og løpende drifts- og serviceoppgaver legges inn i FDV-systemet Facilit for å styre den operative driften.
For å sikre god økonomistyring og sammenlignbare nøkkeltall, både mellom skoler og over tid for samme skole, er det utarbeidet økonomirutine for bygg- og eiendomsavdelingen som viser hvordan FDVU-kostnader skal føres for å være iht. både kravene i KOSTRA og NS 3454 Livssykluskostnader i bygg.
Oversikt over styrende dokumenter helhetlig eiendomsforvaltning i Møre og Romsdal fylkeskommune