Økt verdi for eier og bruker

Om fasen

Fasen starter med vedtak om å starte prosjektet basert på forutgående initieringsfase. Denne bør ha besvart spørsmålene:

• hvorfor
• for hvem
• når og
• hva skal bygges?

En tidligfase skal legge opp til en prosjektgjennomføring av byggeprosjektet som både tar hensyn til og viderefører beslutningene fra initieringsfasen samt legger opp til riktig gjennomføring som bidrar til verdiskaping.

Fasen avsluttes med at det foreligger en eventuell investeringsbeslutning.

Tidligfasen innebærer at prosjekteier må konkretisere prosjektets verdimål for eier og tiltenkt bruker, både på strategisk og taktisk/operativt nivå. En forutsetning for dette er å ha riktig team med kompetanse som både gis god takhøyde for innovasjon og nytenkning og kan verifisere grunnlaget fra eier (vedtak fra initieringsfasen) samt bidra til definering av verdimål og verdiskapende elementer i prosjektet Kompetansen må tilpasses det aktuelle prosjektet og den aktuelle fasen.

Tidligfase er den fasen der beslutningene som tas har størst virkning for langsiktig verdiskaping for eier og bruker, og er følgelig også den fasen der det kanskje er viktigst å ha bredest mulig tilfang av kompetanse innen ulike fag, og å ha en god prosjektledelse som også ivaretar prosessledelse.

Tidligfasen er preget av høy integrasjon av arkitektur- og teknologi, og hvor brukerkrav skal være aktive innspill for å nå fastsatte mål. Bruker i denne sammenheng kan deles i fire grupper:

1. organisasjonen / virksomheten som skal inn (logistikk og designkrav)
2. ansatte i organisasjonen (utforming av arbeidsplasser)
3. FDVUS (FM) organisasjonen som skal drifte bygget (tilgjengelighet, arbeidsplasser)
4. besøkende/kunder/tjenestebrukere

Hovedfunn fra Oscar

• Det avsettes ikke tilstrekkelig tid og ressurser til at prosjektteamet får anledning til å verifisere grunnlaget grundig nok input (stafettvekslingen) fra initieringsfasen. Dette betyr bl.a. en risiko for at prosjektteamet ikke fullt ut er innforstått med eierens samlede målbilde og rammebetingelser for tiltaket.
• Prosjektledelsen og prosjektteamet måles primært på resultatmålene for prosjektet og for fasen.
• Kortsiktige finansielle betraktninger prioriteres høyt på bekostning av langsiktig verdiskaping for eier og brukere.
• Kompetanse fra entreprenør, tekniske fagområder og FM (FDVUS) blir ikke involvert tidlig nok i prosjektet.
• Mangelfull kompetanse i prosjektteamet om brukers virksomhet og reelle behov. Sterk tradisjon for brukermedvirkning i norske prosjekter, men det er behov for bedre metoder og mer målrettede medvirkningsprosesser.
• Brukers engasjement scorer 81% i betydning for måloppnåelse. Undersøkelsen viser at vi har en kultur for involvering av brukere, men måten de blir involvert på har stort bedringspotensiale.
• Resultater fra brukermedvirkningen i foregående fase stemmer ofte ikke overens med brukermedvirkningen i påfølgende fase. Dette kan skyldes at informasjonsmengden har økt, behovene har endret seg eller forventningene til brukeren har blitt påvirket av prosjektkulturen.
• Ambisjoner om innovasjon er sjelden vektlagt fra prosjekteier, mens innovasjon er identifisert som en av hovedpilarene for verdiskaping.