Initieringsfasen
Om fasen
Fasen starter med en idé eller et behov som gjør at man ønsker å vurdere alternative muligheter og tiltak. Det kan være en investor som søker etter investeringsmuligheter, et behov for økt kapasitet (f.eks. flere ansatte, vekst i innbyggertall, elevtallsøkning etc.), tilrettelegging for nye arbeidsformer (de gamle lokalene passer ikke lenger), reorganisering av en virksomhet eller at dagens lokaler har slitasje og behov for større vedlikeholdstiltak som bør ses i sammenheng med ombygging/alternativ bruk.
Fasen avsluttes med at det foreligger et grunnlag for å beslutte om det skal initieres et byggeprosjekt eller ikke. En initiering av et byggeprosjekt betyr at en går videre til en tidligfase. Først ved avslutning av tidligfasen fattes en beslutning om prosjektet skal realiseres, dvs. investeringsbeslutning.
Initieringsfasen innebærer en rekke analyser for å kartlegge eller tydeliggjøre behov, mål, prioriteringer og strategier for et eventuelt prosjekt, enten det dreier seg om nybygg, ombygging eller annet tiltak. Initieringsfasen skal legge opp til aktiv eierstyring der behovene som prosjektet skal tilfredsstille og strategier som eieren skal realisere blir tydeliggjort og kommunisert. I tillegg skal ambisjonsnivået og visjonen identifiseres. Kort sagt skal analysene i denne fasen svare på hva, når, hvor, hvordan? Initieringsfasen skal danne et tilstrekkelig grunnlag for eventuelle videre analyser og arbeid i tidligfasen.
Hovedfunn fra Oscar
Utforme «Gode bygg for et bedre samfunn»Dette er det grunnleggende prinsipp med utgangspunkt i Stm 28 (2011-2012). For å oppnå dette må vi oppnå fornøyde brukere som igjen gir fornøyde eiere. Bygninger med riktig kvalitet og som medfører trivsel og god økonomi for sine eiere og brukere, vil kunne bidra til et bedre samfunn |
Etablering av en robust eierstyringsfunksjon og god prosjektledelse, i tråd med prinsipper fra beste praksis innen eierstyring og prosjektledelse, er en suksessfaktor for verdiskaping. Funn viser at eierstyrings- og prosjektlederrollen har betydelig forbedringspotensial i norske prosjekter i dag, og er det viktigste grepet for å oppnå verdi for eier og bruker. Følgende utfordringer er identifisert:
- Uklare bestillinger og mangel på bestillingskompetanse fra eiers side.
- Utydelig eller uhensiktsmessig ambisjonsnivå hos prosjekteier som ikke er forankret i behovene som prosjektet skal dekke.
- Prosjekteier utformer i mange tilfeller ikke tydelige mål som lar seg operasjonalisere til (målbare) indikatorer og som kan vise om man når målene.
- Mangelfull kommunikasjon mellom prosjekteier og prosjektteamet som medfører manglende forståelse for eiers strategier og behov.
For å sikre god prosjekteierstyring er det viktig å definere hvilke skal- og bør-krav og hvilke samfunns-, effekt- og resultatmål prosjektet skal styres etter. Videre er det viktig å kartlegge og analysere hvilke risikomomenter og muligheter man står overfor i den fasen man skal gjennomføre, for så å definere tiltak for å redusere risikoen og utnytte mulighetene. Videre er det viktig å gjennomføre en interessentanalyse for å definere hvilke interessenter som skal involveres i påfølgende fase, i hvilken grad de skal involveres eller informeres, hvem som har ansvaret for involveringen/ informeringen og når dette skal skje. Disse aktivitetene er beskrevet under Oppstartsaktiviteter Initieringsfasen.
| Leveranser som bidrar til verdiskaping | Hjelpemidler / metoder / Verktøy |
| Styringsdokument med tydelig eierstyringsfokus, inkludert samfunnsmål, effektmål og eventuelle rammebetingelser som legger premisser for påfølgende fase. |
|
|
Etablert robust eierstyringsfunksjon tilpasset prosjektet og fasen. |
Det finnes flere veiledere som er basert på beste praksis eierstyring og prosjektledelse. Et lite utvalg som er anbefalt lesning for å sikre en robust eierstyring er:
|
|
Kompetanseteam Sørge for å vurdere kompetansebehov og sette sammen team med riktig kompetanse tilpasset prosjektet og fasen. Valget av eiers prosjektleder er spesielt kritisk.
|
|
|
Planlegge opplegg for verdiledelse |
Best Value Approach (BVA) |
|
Foreløpige økonomiske vurderinger (Investering, LCC og virksomhetsøkonomi) |
Kursmateriell for grunnleggende innføring i livssykluskostnader (LCC) i bygg. Kursmateriellet er laget av Difi, er gratis, og kan brukes av alle. NS 3454 Livsløpskostnader for byggverk beskriver forholdet mellom livssykluskostnader, årlige kostnader, levetidskostnad og årskostnader, og fastlegger hovedposter for disse. |
| Eier (evt. eiers prosessleder) | Bruker | Leverandører |
|
|
Sørge for felles forståelse med eier gjennom god kommunikasjon |
| Prosjekt | Erfaringer |
| Eiendomsstrategi Møre og Romsdal fylkeskommune |
Oversikt over styrende dokumenter helhetlig eiendomsforvaltning i Møre og Romsdal fylkeskommune
|
| Eksempler på innovative anskaffelser |
Noen innovative anskaffelser og erfaringer knyttet til disse |