Økt verdi for eier og bruker

Oppstartsaktiviteter Initieringsfasen

Definere premisser og rammebetingelser – skal- og bør-krav

I oppstarten av et prosjekt må det defineres hvilke absolutte krav prosjektet skal forholde seg til (skal-krav) og hvilke krav prosjektet bør oppfylle (bør-krav). Slike krav kan være:

  • økonomiske premisser, som en fastsatt investeringsramme eller et fastsatt budsjett for årskostnader etter overtakelse
  • fremdriftsmessige premisser, som en fastsatt dato for overtakelse eller en fastsatt dato for åpning av virksomheten i bygget, for eksempel første seriekamp for en fotballstadion
  • kvalitetsmessige premisser, som estetiske og dimensjonerende krav som «signalbygg», funksjonskrav til enten tekniske løsninger eller bruk, for eksempel luft- og lyskrav til gallerier og museer, eller krav til bestandighet, som overfor ytre påvirkninger, som terrorangrep
  • miljømessige premisser, som nullutslippsbygg, CO2-fri byggeplass, materialkrav
  • sosiale premisser, som tilrettelegging for økt samhandling, forebygge ensomhet og øke kontakt på tvers av generasjoner i boligfelt, helsefremmende utforming av sykehus, sykehjem og omsorgsboliger
  • livsløpspremisser, som det å sikre at bygget underbygger kjernevirksomheten i bygget, tilrettelegge for effektive FM-tjenester, tilrettelegge for tilpasningsdyktighet (elastisitet, fleksibilitet og generalitet)

 

Definere samfunnsmål og effektmål

I et prosjekt opererer man gjerne med et målhierarki.

Samfunnsmål er det øverste. I tidligfaseveilederen til Sykehusbygg er samfunnsmål definert som mål som gir uttrykk for den nytten eller verdiskapingen som investeringstiltaket skal føre til for samfunnet på lengre sikt.

Et eksempel på samfunnsmål er Nye Veiers samfunnsmål for interkommunalt planarbeid E-18 strekningen i Aust-Agder og Telemark:

  • Bidra til de sektorpolitiske målene i NTP 2018-2029
  • Skape et sikkert transportsystem som fremmer verdiskaping i kommunene og utvikler hele regionen
  • Utvikle et samfunnsøkonomisk lønnsomt transportsystem

I oppdragsbrevet om forprosjekt for nytt regjeringskvartal er følgende samfunnsmål oppgitt:

Neste steg i målhierarkiet er effektmål. I Sykehusbyggs tidligfaseveileder er effektmål definert som følger: Effektmål, er et uttrykk for den direkte effekten en får av prosjektet, for eksempel første ordens effekt for brukeren.

Om vi holder oss til eksempelet fra oppdragsbrevet om forprosjekt for nytt regjeringskvartal er følgende effektmål oppgitt:

  • Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet
  • Har nødvendig sikkerhetsnivå
  • Har høy effektivitet
  • Har fleksibilitet i forhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer
  • Har en høy miljøstandard
  • Har godt bymiljø, representativitet og tilgjengelighet

 

Definere resultatmål

Resultatmål er operasjonaliseringen av samfunnsmål og effektmål. I Sykehusbyggs tidligfaseveileder er resultatmål beskrevet som målene som angir den konkrete leveransen, det vil si det som skal være oppnådd ved ferdigstillelsen av fasen og prosjektet som helhet.

Resultatmål skal være SMARTE:

  • Spesifikke – målet skal være så presis og entydig som mulig
  • Målbare - det skal være tydelig målbart om målet er oppnådd eller ei, for eksempel når tidsfristen eller ei, holder kostnadsrammen eller ei, blir BREEAM-sertifisert eller ei
  • Aksepterte – målet skal være akseptert av alle som kan påvirke om målet nås eller ei – fra prosjekteier, via prosjektledelse til alle utførende
  • Realistiske – det skal være mulig å nå målene med den gjennomføringsmodellen og den kompetansen som er valgt til å gjennomføre prosjektet/ fasen og utførende i prosjektet skal kunne påvirke om man når målet eller ei
  • Tidsbestemte – det skal være en tidsfrist for når målet skal nås, for eksempel ferdigstillelsesdato for en fase og/ eller for prosjektet som helhet
  • Evaluerbart – målet skal kunne evalueres underveis for å sikre at man er på riktig vei og/ eller gjøre justeringer i gjennomføringen av fasen/ prosjektet for å kunne nå målet

Resultatmålene vil endres fra fase til fase da prosjektet blir mer og mer detaljert. Resultatmålene for analysefasen vil være helt forskjellige fra resultatmål i produksjonsfasen. Resultatmålene vil følgelig måtte rulleres og justeres ved oppstart av hver fase.

Resultatmål for analysefasen kan for eksempel være:

  • Et gitt antall arbeidsplasser i nytt eller eksisterende bygg
  • Reduserte bygningsrelaterte kostnader per arbeidsplass
  • Økt arealeffektivitet sammenlignet med dagens situasjon
  • Lavere virksomhetskostnad per årsverk
  • Lavere CO2-utslipp per årsverk
  • Tilfredsstille alle lovkrav

 

Kartlegge risikomomenter og muligheter

For å sikre god prosjekteierstyring og god prosjektledelse er det viktig å ha en god oversikt over hvilke risikomomenter og muligheter man står overfor i gjennomføringen av neste fase. Når de ulike momentene er kartlagt vurderes det hvilken sannsynlighet det er for at risikomomentet eller muligheten oppstår og hvilken konsekvens det har for prosjektet dersom det inntreffer. Risikomomentene og mulighetene sorteres iht. alvorlighetsgrad og det utarbeides tiltak for å redusere risikoen eller utnytte mulighetene som er kartlagt.

Risikovurderingen er et levende dokument. Når et tiltak er gjennomført oppdateres vurderingen. Tilsvarende om en hendelse har inntruffet eller ikke oppdateres dokumentet. Slik har prosjektledelsen, som rapporterer til prosjekteier, en løpende oversikt over risiko- og mulighetsbildet frem i tid og hva som aktivt gjøres for å optimere prosjektet deretter.

 

Interessentanalyse

Et prosjekt påvirker en rekke interessenter, ikke bare dem som er direkte berørt. Interessentene har ulik mulighet til å påvirke et prosjekt. Prosjekteier har for eksempel stor mulighet til å påvirke prosjektet. En interessegruppe kan ha liten påvirkning i utgangspunktet, men kan ende med å ha stor påvirkning gjennom oppslag i media og politisk press.

Interessenter har også ulik grad av interesse i et prosjekt. Det kan være interessenter som har stor mulighet til å påvirke et prosjekt, men som har liten interesse og derfor ikke jobber aktivt for eller mot prosjektmålene. I noen tilfeller kan prosjekteier opptre passivt og ikke ta nødvendige beslutninger, eventuelt ikke ta beslutninger i tråd med besluttede mål, og slik opptre som en interessent med stor mulighet til å påvirke prosjektet, men opptre passivt fordi interessen og/ eller kunnskapen om egen rolle er lav. Interessenter med høy interesse og lav innflytelse kan typisk være tredjeparter som blir påvirket. Om det planlegges en ny veitrasé som går utenom en eksisterende bensinstasjon kan dette bety at denne bensinstasjonen må legge ned. Eier og ansatte på bensinstasjonen vil da ha høy interesse i prosjektet, men vil ha lav innflytelse på beslutningen om å flytte veien.

Interessenter kan videre kategoriseres etter to akser; aktive eller passive og positive eller negative. Kort fortalt er det om å gjøre å sikre at de positive interessentene går fra passive til aktive, optimalt sett gjøre de negative interessentene til positive eller eventuelt gjøre aktivt negative interessenter til passive.

På bakgrunn av kartleggingen av interessentene, som beskrevet over, anbefales det å utarbeide en kommunikasjonsplan for hvordan de ulike interessentene skal håndteres. Kommunikasjonsplanen bør si hvem interessentene er, hvilken interesse de har, hvordan interessenten skal håndteres, hvem som har ansvaret for håndteringen av interessenten og når interessenten skal håndteres.

Hvordan interessenten håndteres avhenger av interesse i prosjektet og muligheten til å påvirke det. Dess høyere påvirkning og interesse en interessent har, dess tetter bør interessenten involveres i prosjektet.

I noen tilfeller kan prosjekteier beslutte å inkludere interessenter i prosjektorganisasjonen. Dette er den tetteste form for involvering. Dette var tilfellet da Forsvarsbygg skulle utarbeide en eiendomsstrategi for arealene forsvaret forlater i Bodø. Bodø kommune jobbet aktivt for å flytte eksisterende lufthavn for å åpne opp for betydelig byutvikling av sentrum. Avinor skulle uansett investere i ny rullebane og var villige til å bli med på å flytte lufthavnen på den betingelsen at de ikke må betale mer enn hva de opprinnelig måtte ha brukt på å bygge ny rullebane. For å sikre høyest mulig verdi for samfunnet inviterte Forsvarsbygg Avinor og Bodø kommune inn i den operative prosjektgruppen for utarbeidelse av eiendomsstrategien. De tre aktørene ble i fellesskap enige om felles effektmål og resultatmål for fasen. Uten en slik tett involvering ville det ha vært vanskelig å sikre at alle tre aktørenes premisser ble like godt ivaretatt, og man hadde risikert suboptimale løsninger som Avinor og/ eller Bodø kommune hadde motsatt seg om Forsvarsbygg ikke hadde involvert dem like tett.

I den andre enden av skalaen for involvering finner man typisk offentlig informasjon til tredjeparter, for eksempel nabovarsler eller offentlige høringer i tråd med Plan- og bygningsloven.

Som risiko- og mulighetskartleggingen er også interessentkartleggingen et levende dokument. Ulike interessenter har interesser og/ eller påvirkningsmuligheter i ulike faser. Interessentkartleggingen og kommunikasjonsplanen må følgelig oppdateres ved oppstart av hver fase og gjerne rulleres i hver fase ved behov.

Se også interessentanalyser for eksempel på gjennomføring av interessentanalyse.